Κανονισμός Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών (ΚΕΔΥ)

Έχει παρατηρηθεί το φαινόμενο οι Δημόσιες Υπηρεσίες να εκδίδουν έγγραφα τα οποία μπορεί να αφορούν στο ίδιο θέμα αλλά να είναι εντελώς ανόμοια ως προς τη μορφή και τη σύνταξή τους.Το φαινόμενο αυτό συμβαίνει κατά τη γνώμη μας διότι οι υπηρεσίες δεν συμβουλεύονται τον Κανονισμό Επικοινωνίας Δημοσίων Υπηρεσιών, ο οποίος υπάρχει εδώ, και στον οποίο περιγράφονται λεπτομερώς ο τύπος και ο τρόπος με τον οποίο πρέπει να γίνεται η επικοινωνία. Στον Κ.Ε.Δ.Υ. υπάρχουν σχέδια για όλα τα διοικητικά έγγραφα που παράγουν και διακινούν οι Δημόσιες Υπηρεσίες και τα οποία έχουν ορισμένη μορφή τόσο ως προς τη σύνταξή τους, όσο και ως προς την ακριβή διάρθρωσή τους. Ποιο συγκεκριμένα, υπάρχουν υποδείγματα αλλά και ανάλυση για τα κατωτέρω διοικητικά έγγραφα:

1. Το ευρείας χρήσης έγγραφο 
2. Την εισήγηση 
3. Την απόφαση 
4. Την εγκύκλιο 
5. Τη διαταγή 
6. Τα σημειώματα (Υπηρεσιακά – Ενημερωτικά) 
7. Τις αιτήσεις – αναφορές υπαλλήλων 
8. Τις αιτήσεις – αναφορές πολιτών 
9. Τα τηλεγραφήματα και τα τηλέτυπα (Telex) 
10. Το τηλεομοιότυπο (Fax) 
11. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) 
12. Τα πρακτικά, που αποτελούν ιδιαίτερη περίπτωση διοικητικών εγγράφων. 

Μια τυπική παράλειψη για παράδειγμα που γίνεται, είναι η μη αποστολή μαζί με τα υπόλοιπα διοικητικά έγγραφα του Φύλλου Αποστολής Τηλεομοιοτύπου, το οποίο μπορείτε να βρείτε εδώ, στο οποίο υπάρχουν χρηστικές πληροφορίες για τον παραλήπτη αλλά και τον αποστολέα του φάξ. Η δομή των διοικητικών εγγράφων είναι συγκεκριμένη και είναι η εξής:

1. Προμετωπίδα 
2. Κύριο κείμενο 
3. Υπογραφές 
4. Σφραγίδες 
5. Συνημμένα Παραρτήματα 

Ενίοτε, συναντάμε έγγραφα τα οποία είναι ελλιπή, δεν υπάρχει για παράδειγμα στην προμετωπίδα η διεύθυνση ή το τηλέφωνο της υπηρεσίας ή το όνομα του χειριστή – συντάκτη της υπόθεσης κλπ, γεγονός που δυσχεραίνει τον παραλήπτη στην μετέπειτα επικοινωνία. Τα έγγραφα που παράγουν οι Δημόσιες Υπηρεσίες οφείλουν να τα αρχειοθετούν και να παρέχουν πρόσβαση σ’ αυτά στους πολίτες. Η πρόσβαση είναι ελεύθερη κι επιβεβλημένη, με ορισμένες εξαιρέσεις στις οποίες θα αναφερθούμε σε επόμενο άρθρο. Οι Δημόσιες Υπηρεσίες πρέπει να προβαίνουν σε περιοδική εκκαθάριση του αρχείου τους, σύμφωνα με διαδικασία που θα αναλυθεί επίσης σε επόμενο άρθρο και όχι να το αφήνουν να καταστρέφεται και να αλλοιώνεται ανεξέλεγκτα.

Πηγή: http://dimosio.net